Skicka CV via mail – 9 enkla steg för att lyckas (Guide & Tips)
Det är idag viktigare än någonsin att veta vad man ska skriva i mailet man skickar med sitt CV för en jobbansökan – och dessutom något som kan vara avgörande för att bättra på sina chanser.
Oavsett om du är student eller på väg att byta karriär kommer vi i denna guide att gå igenom stegen för att skriva ett ansökningsmail, förse dig med värdefulla tips, mallar och exempel på hur du kan skriva ditt.
Därför är det viktigt att veta hur en jobbansökan via mail ska se ut
Ditt sätt att skriva en jobbansökan via mail blir ett första exempel för arbetsgivaren på din kommunikativa förmåga och professionella nivå. Hur du formulerar dig i mailet kan ha stor betydelse för dina chanser att gå vidare i anställningsprocessen. Ett slarvigt mail med dålig svenska ger ett dåligt första intryck och riskerar att påverka mottagaren negativt.
En jobbansökan via mail ska inte innehålla alltför många krångliga och onödigt formella formuleringar, mailet ska inte vara för långt eller ha en alltför kamratlig eller privat ton. Du behöver känna till var gränserna går och lära dig hur du ska skriva så att mottagaren blir intresserad och vill öppna dina bilagor med ditt CV och personliga brev, för att få veta mer om dig.
Mall för att skicka ditt CV via e-post
Hur du skickar ditt professionella CV-mejl
För att skicka ditt CV via e-post professionellt, följ dessa steg:
1. Hitta rätt person att skicka till
Mottagaren av ditt mail ska vara en konkret person, inte bara en generisk HR-avdelning. Om du inte har ett namn i jobbannonsen, ta reda på vem som ansvarar för rekryteringen på företaget i fråga.
Du kan:
- Kolla på företagets hemsida under "Om oss" eller "Team" för att hitta HR-ansvariga eller avdelningschefer
- Ringa företagets växel och fråga vem som hanterar rekryteringen för den specifika tjänsten
- Söka på LinkedIn efter HR-personal eller rekryteringsansvariga på företaget
Att skicka ditt mail till rätt person visar att du har gjort research och är noggrann – vilket är en positiv signal till arbetsgivaren redan innan de öppnat dina bilagor.
2. Inkludera en ämnesrad
Ämnesraden i ditt mejl ska vara kortfattad, informativ och tydlig, samt inkludera:
- För- och efternamn
- Jobbtiteln du söker
- Syftet med ditt mejl (t.ex. jobbansökan, uppföljning, intervjumöjlighet, andra frågor).
Exempel på bra ämnesrader
- Emelie Johansson - Marknadsassistent - Jobbansökan
- Johan Persson - Mjukvaruutvecklare - Frågor om anställningskrav
- Sofie Bruun - Säljare - Uppföljningsintervju
3. Mejlets huvuddel
Din mejltext ska vara kort och slagkraftig. Håll dig till ett professionellt format och se till att inkludera följande element:
- Inledande hälsning: Börja med "Hej," eller "Hej [Namn]," om du känner till mottagaren
- Introduktion: Presentera dig själv och ange vilken position du söker samt var du hittade jobbannonsen
- Huvudbudskap: Ge en kort sammanfattning av dina mest relevanta kvalifikationer, erfarenheter och prestationer som matchar tjänsten
- Motivation: Förklara varför du är intresserad av rollen och vad du kan tillföra företaget
- Avslut: Tacka rekryteraren för deras tid och ange din tillgänglighet för intervju
- Signatur: Avsluta med "Med vänliga hälsningar," följt av ditt namn
Kom ihåg att hålla meddelandet kortfattat – den detaljerade informationen finns i ditt bifogade CV och personliga brev. Nedan kan du se vilka punkter du kan nämna i ditt mejl och fyll sedan i enligt hur du skrivit det i ditt CV och personliga brev.
Exempel för att skicka ditt CV via mejl:
Marknadsassistent:
Jag skriver till er eftersom jag är intresserad av att söka till rollen som Marknadsassistent hos ABC Marknadsföringsbyrå, som lagts ut på LinkedIn.
Vänligen se mitt bifogade CV och personliga brev. Jag ser fram emot möjligheten att få bidra till ert team och visa upp mina kunskaper kring marknadsföringsstrategier, digital annonsering och kundinteraktion.
Tack för att ni överväger min ansökan.
Jag är tillgänglig för intervju när det tidigast passar er och kan nås på 0701 234 567 eller via e-post på [email protected].
Kolla även in våra artiklar om marknadsföring-CV för fler tips för denna typ av jobb.
Mjukvaruutvecklare:
Hej,
Jag skriver för att uttrycka mitt intresse för tjänsten som Mjukvaruutvecklare hos TechCore Solutions, som jag hittade på Indeed.
Jag har en examen i datavetenskap och praktisk erfarenhet av fullstack-utveckling, molndistribution och agila metoder. Jag brinner för att bygga skalbara, användarfokuserade applikationer och ser fram emot möjligheten att bidra till er mission att leverera banbrytande teknologilösningar.
Mitt CV och personliga brev finns bifogade för er granskning.
Med vänliga hälsningar,
Johan Eriksson
Ekonomiassistent:
Bästa rekryteringsteam,
Härmed söker jag praktikplatsen som Ekonomiassistent hos KPMG, som jag upptäckte på er karriärsida. Som nyutexaminerad med en examen i ekonomi och ett starkt intresse för finansiell analys, rapportering och investeringsstrategier är jag angelägen om att få praktisk erfarenhet och bidra till ert team.
Jag har bifogat mitt CV och personliga brev för er bedömning och skulle gärna diskutera hur jag kan stödja avdelningens mål.
Med vänliga hälsningar,
Anna Svensson
4. Lägg till en signatur i ett mail
När det är dags att avsluta ditt mejl finns det inget bättre sätt att göra det på än med en professionell signatur. Din signatur bör innehålla all din viktiga kontaktinformation så som ditt för- och efternamn, nuvarande jobbtitel, e-postadress och telefonnummer. Utöver dessa punkter bör du sen även överväga att inkludera en länk till din LinkedIn och arbetsportfölj/hemsida (om relevant).
Exempelsignatur:
Karl-Johan Kullander
Marknadspraktikant
0701 234 567
5. Spara och bifoga ditt CV och personliga brev
Innan du skickar iväg ditt mail är det viktigt att både spara och bifoga dina dokument korrekt:
Format: Spara ditt CV och personliga brev som PDF eller Word (.docx). PDF rekommenderas eftersom det behåller formateringen oavsett mottagarens enhet.
Filnamn: Använd tydliga, beskrivande filnamn som inkluderar ditt namn och dokumenttyp. Exempel:
- josefin_andersson-cv-grafisk_designer.pdf
- mikael_bruun-personligt_brev-digital_marknadsassistent.pdf
Undvik generiska filnamn som mittcv.docx eller cv_version1.pdf.
Bifoga korrekt: Dubbelkolla att du bifogat rätt filer innan du skickar. Bifoga först ditt CV, sedan ditt personliga brev. Lägg gärna till en notering i mejltexten: "Bifogat hittar ni mitt CV och personliga brev."
Slutkontroll: Se till att ditt CV är uppdaterat och anpassat för den specifika tjänsten du söker.
Klockan tickar... Skapa ditt professionella CV här
6. Korrekturläs ditt e-postmeddelande
Korrekturläs dels ditt e-postmeddelande, men även ditt CV och personliga brev, för att se till så att det inte inkluderar några stav- eller grammatikfel. Använd verktyg som Grammarly och Quilbot för att garantera att ditt meddelande är så snyggt och professionellt som möjligt.
Efter det kan det även vara en bra idé att skicka ett test-mail till en vän och då samtidigt be dem korrekturläsa det med – två par ögon är bättre än ett par. När allt detta är gjort är det sen äntligen dags att klicka på "Skicka".
7. Använd en professionell e-postadress
Skicka alltid från en professionell e-postadress – det är ofta det första intrycket arbetsgivaren får av dig. Använd formatet: [förnamn].[efternamn]@[domän].com och undvik smeknamn, slang eller nummer.
8. Tänk på GDPR när du skickar ditt CV via mail
När du skickar ditt CV via e-post är det viktigt att vara medveten om GDPR och vilken personlig information du delar. Även om du som jobbsökande ger ditt samtycke till att arbetsgivaren behandlar dina uppgifter, finns det vissa saker du bör tänka på för att skydda din integritet:
- Minimera personuppgifter: Undvik att inkludera fullständigt personnummer i ditt CV. Inkludera endast födelsedatum om det är absolut nödvändigt. Många arbetsgivare behöver inte denna information i ansökningsfasen.
- Profilbild: Bifoga endast ett foto om det specifikt efterfrågas i jobbannonsen. I Sverige är det inte standard att inkludera bilder på CV:t.
- Känslig information: Undvik att ange religion, politisk åskådning, eller hälsoinformation såvida det inte är direkt relevant för tjänsten.
- Referenser: Lämna inte ut kontaktuppgifter till dina referenser i din första ansökan. Vänta tills arbetsgivaren specifikt ber om dem, och informera alltid dina referenser först innan du delar deras uppgifter.
- Filformat: Spara alltid ditt CV som PDF för att förhindra oavsiktlig redigering och bevara formateringen.
Det är också bra att veta att företag enligt GDPR har skyldighet att radera dina ansökningshandlingar när rekryteringsprocessen är avslutad (vanligtvis efter maximalt 2 år). Om du är orolig för hur dina uppgifter hanteras kan du alltid fråga arbetsgivaren om deras rutiner för personuppgiftshantering.
9. Undvik spamfilter
En risk med att skicka jobbansökningar via mail är att de kan hamna i mottagarens spamfilter och därmed aldrig läsas. För att undvika detta finns det några enkla åtgärder du kan vidta:
- Använd en tydlig och professionell ämnesrad: Undvik ord som kan trigga spamfilter såsom "BRÅDSKANDE", "GRATIS", eller alltför många versaler och utropstecken.
- Skicka från en seriös e-postadress: En professionell e-postadress (förnamn.efternamn@domän.com) minskar risken att hamna i spam jämfört med oseriösa adresser.
- Undvik för många länkar: Begränsa antalet hyperlänkar i själva mailet. Ditt CV och personliga brev ska vara bifogade som PDF-filer istället.
- Håll mailet kortfattat och välformulerat: Spamfilter kan reagera på dålig grammatik, många stavfel, eller onaturligt formulerade meningar.
- Använd standardteckensnitt: Undvik ovanliga typsnitt, färger eller formatering som kan ses som spam.
Om du inte får något svar inom den angivna tidsramen kan du skicka ett kort uppföljningsmail. Var dock försiktig med att inte uppfattas som påträngande – vänta minst två veckor innan du följer upp.
Kom ihåg detta
För att summera det hela så är det viktigaste att komma ihåg hur stor betydelse ett professionellt ansökningsmail har när du ska söka jobb. Genom att maila en rekryterare direkt kan du potentiellt öka dina chanser att bli uppmärksammad jämfört med när du skickar in en ansökan via Indeed eller LinkedIn. Genom att följa våra tips och exempel kan du garantera att du ansökan får uppmärksamheten den förtjänar!
Kom ihåg:
- Skriv en kort och rak ämnesrad
- Lyft fram relevanta kunskaper och prestationer
- Bifoga ditt CV med ett matchande personligt brev i professionella format
- Skriv en bra e-postsignatur
- Tänk på GDPR och minimera känsliga personuppgifter
- Korrekturläs nogrannt för att undvika misstag och stav-/grammatikfel
Vad är nästa steg?
Håller du på att söka nytt jobb kan du kolla in vår CV-byggare och samling av CV-exempel. Dessa är skräddarsydda för alla typer av karriärmöjligheter och kan hjälpa dig att komma igång med ditt nya CV.
Sist, men inte minst, kan du stärka ditt CV med ett matchande personligt brev för att se till så du står ut i mängden.
FAQ – Vanliga frågor och svar
Hur långt bör mitt mail vara när jag skickar mitt CV?
Du bör sikta på två till tre paragrafer för att introducera dig, skriva ner dina relevanta kvalificeringar och prestationer, samt visa ditt intresse för jobbet. I mångt och mycket handlar det om att ge så mycket relevant information som du kan, på ett så kortfattat vis som möjligt.
Hur följer man upp på en obesvarad ansökan på ett professionellt vis?
Har du inte fått något svar från rekryteraren inom två veckor efter att du skickat din ansökan är det dags att skicka ett uppföljningsmail. Skicka då gärna en vänlig påminnelse där du återigen belyser hur intresserad du är av jobbet du sökt och ber om en uppdatering gällande ansökningsprocessen.
Hur säger man “vänligen se mitt bifogade CV”?
Istället för att hänga upp sig på hur man exakt ska be rekryteraren kolla på sitt bifogade CV, föreslår vi att man fokuserar på att skriva ett professionellt CV och personligt brev som visar upp ens styrkor och intresse för jobbet man söker. Letar du dock efter alternativa sätt att skriva det på kommer här några exempel:
- Jag har bifogat mitt CV åt er
- Bifogat hittar ni mitt CV där ni kan läsa mer om mina relaterade kunskaper och erfarenheter för jobbet
- Vänligen se mitt bifogade CV för mer information om mina akademiska och professionella erfarenheter
Bör jag skicka mitt CV som ett Word-dokument?
Du kan antingen skicka ditt CV som ett Word- eller PDF-dokument – båda fungerar alldeles utmärkt. Dock ska det sägas att många rekryterare föredrar att få det skickat i PDF-format eftersom det garanterar att det format du satt behålls eftersom texten effektivt “trycks” in i dokumentet.
Är det nödvändigt att inkludera ett personligt brev i mitt CV-mail?
Det är i regel frivilligt att inkludera ett personligt brev i din ansökan men det ska samtidigt sägas att ett sådant definitivt kan vara avgörande för att få dig att stå ut i mängden bland andra ansökande och något som vi därför alltid rekommenderar.
Hur mailar jag min ansökan från telefonen?
Att skicka din ansökan från telefonen är i stort sätt lika enkelt som att göra det från datorn:
- Öppna din telefons mail-app (t.ex. Apple Mail, Gmail, eller Outlook)
- Skriv ett nytt meddelande
- Bifoga ditt CV och personliga brev och följ sedan instruktionerna ovan för att skicka ditt meddelande
Var noga med att använda rätt typ av filnamn och format innan du skickar iväg din ansökan.
Finns det en rätt tidpunkt att skicka sitt CV?
Vi rekommenderar att du skickar din ansökan under vardagar och då helst på morgonen, mellan 6–10. På så vis ökar du chansen att rekryteraren ser det när de först öppnar sin inbox på morgonen. Försök sen även att skicka din ansökan tidigt under veckan och undvik helt att skicka dem på fredagar eller helger. Slutligen är det alltid en dålig idé att skicka sitt CV sent på kvällen eller på helgerna, eftersom dessa lätt missas i högen med allting annat.
Vad ska jag tänka på gällande GDPR när jag skickar mitt CV via mail?
När du skickar ditt CV via mail är det viktigt att tänka på vilken personlig information du delar. Enligt GDPR ger du som jobbsökande ditt samtycke till att arbetsgivaren behandlar dina uppgifter för rekryteringen, men du bör ändå minimera känsliga personuppgifter. Undvik att inkludera fullständigt personnummer (födelsedatum räcker), bifoga endast foto om det efterfrågas, och lämna inte ut referenser förrän arbetsgivaren specifikt ber om dem.